Este setor é responsável por:

• Atendimento ao público em geral: pessoal, telefônico e eletrônico (e-mail).
• Triagem das questões e documentos aos departamentos responsáveis.
• Expedição de documentos, mediante protocolo, para o responsável pelo condomínio/associação e para o interessado solicitante.
• Expedição de documentos para o correio.
• Recepção de documentos do correio.
• Controle de serviço de moto taxi para os condomínios/associações.

• Recepção dos documentos fiscais e Conferência da autorização dos síndicos mediante cada pagamento, evitando assim fraudes.
• Notas Fiscais de Prestação de serviços – Consultoria referente retenções obrigatórias de INSS, IRRF, PIS, COFINS e ISS;
• Prestadores de serviços autônomos – elaboração de recibos, retenções de INSS e IRRF conforme tabela prática de incidências;
• Escrituração mensal site Prefeitura Municipal (giss on line), com encerramento mês notas fiscais prestação de serviços e verificação tributação com a atividade coerente de cada nota;
• Emissão de Guias e Recolhimento dos impostos devidos das notas fiscais de prestação de serviços (ISS, INSS, PIS/COFINS/CSLL, IRRF);
• Escrituração e lançamento de notas fiscais junto ao Reinf órgão da receita federal;
• Entrega anualmente da ECF – Escrituração Fiscal Digital ;
• Controle das contas de água (para verificação de possíveis vazamentos);
• Emissão de cheques sempre controlados pela administradora, liberados e assinados pelo síndico.
• Pagamentos feitos via internet sempre mediante a assinatura do síndico, ficando de responsabilidade da administradora efetuar os pagamentos nas datas correspondentes;
• Pagamentos de fornecedores/autônomos com cheques a serem feitos pela administradora.
• Controle diário da conta corrente e aplicações (verificação e atualização em nosso sistema, de acordo com o extrato bancário do dia);
• Confecção dos demonstrativos receitas/despesas (apuração despesas/receitas no mês conciliadas ao extrato bancário com seus devidos comprovantes fiscais);
• Emissão relatórios despesas e fluxos de caixa diários;
• Gerenciamento com estudos para redução dos custos (estudos e comparações das despesas a fim de redução dos mesmos);
• Controle das aplicações – poupanças e demais investimentos, realizando as transferências mensais nos devidos fundos de reserva;
• Assessoria direta ao síndico sobre o fluxo de caixa, situação da conta corrente e próximas despesas agendadas;
• Posição financeira detalhada a qualquer momento solicitada, comprovada em nossos relatórios diários e extratos bancários;
• Preparação da documentação e atualização dos Sindicos e seus representantes perante a rede bancária, a cada início de novo mandato.
• Abertura/fechamento de conta corrente bancária e ou/poupanças e/ou aplicações do condomínio/associação;
• Controle de recebimentos de reembolsos de fornecedores, pagamento de sinistros de seguros e acordos de cobrança;
• Controle de anormalidades no comportamento dos recursos financeiros do condomínio/associação;
• Propor soluções para os problemas financeiros;
• Acompanhamento e direcionamento de assuntos do condomínio/associação relacionados ao órgão da Prefeitura Municipal de SJ Rio Preto/SP tais como: IPTU/SECRETARIA TRÂNSITO/SECRETARIA MEIO AMBIENTE/SECRETARIA FAZENDA/SECRETARIA SERVIÇOS GERAIS E demais secretarias.

Este setor é responsável por:

• Alteração do responsável perante o CNPJ da Receita Federal;
• Alteração do responsável perante a Previdência Social;
• Recrutar e selecionar colaboradores a serem admitidos pelo cliente (referências, triagem do colaborador contratado, etc.);
• Registro do colaborador, anotações na carteira de trabalho e impressão da documentação para assinatura;
• Elaboração da escala de horário e fechamento mensal dos cartões de ponto;
• Preparar e elaborar as folhas de pagamentos e respectivos holerites, escalas, revezamentos e escala de férias;

• Controlar as horas extras, adicional noturno, feriados, descanso semanal remunerado, adicional por acumulo de função, biênio, anuênio, gratificações, desconto odontológico, convênio médico, desconto do INSS, desconto do IR, desconto vale transporte, adiantamento salarial, pensão alimentícia, fundo de garantia;
• Transferência da folha de pagamento no 5º dia útil e transferência do adiantamento salarial no dia 20 de cada mês;
• Compra mensal do vale transporte dos colaboradores e da cesta básica;
• Contratação do seguro de vida conforme Convenção Coletiva de trabalho, firmada entre o sindicato da categoria dos empregados e o sindicato patronal; e homologada pelo Ministério do Trabalho;
• Atendimento aos colaboradores – pessoal e por telefone;
• Contato direto com o responsável pelo condomínio / associação sobre o comportamento, conduta e atuação dos colaboradores;
• Cálculo e demonstrativo para rescisão contratual;
• Conectividade social e comunicação sobre dispensa de colaborador para saque do FGTS;
• Homologação no Sindicato referente ao colaborador dispensado, que tenha registro superior a um ano;
• Programa de controle médico de saúde ocupacional (PCMO) – admissional, demissional, periódico, retorno ao trabalho e alteração de cargo e encaminhamento;
• Cadastro do condomínio / associação no programa do trabalhador (PAT);
• Elaboração e impressão dos encargos do FGTS, INSS, IR na fonte, PIS, COFINS, contribuição sindical e assistencial, pensão alimentícia;
• Entrega mensal do CAGED relativo aos colaboradores admitidos e demitidos;
• Encaminhamento mensal das guias quitadas ao INSS e ao SETH (sindicato);
• Envio da relação de empregados, sistema empresa de recolhimento FGTS e informações à previdência social – SEFIP;
• Previsão e programação anual de férias e do 13º salário dos colaboradores;
• Cálculo das férias, emissão do recibo e do aviso e encaminhamento para assinaturas;
• Elaboração mensal das etiquetas e cartões de ponto;
• Preparo dos recibos de honorários dos síndicos e prestadores de serviço autônomo, retenção do INSS e IRRF conforme tabela pratica de incidências, emissão dos pagamentos;
• Lançamento das guias referente aos débitos e créditos tributários mensais, transmissão e entrega da declaração DCTF perante a Receita Federal;
• Entrega da DIRF anual e RAIS anual;
• Programa de alimentação do trabalhador (PAT), certificação digital, conectividade social e empregador-web;
• Obtenção de CND junto às áreas de atuação do condomínio / associação nas esferas federal, estadual e municipal, inclusive autarquias e previdência social;
• Encaminhamentos conforme NR perante medicina do trabalho para elaboração dos laudos PCMSO, PPRA e LTCAT;
• E-social;
• DCTF-Web;

Este setor é responsável por:

• Auxiliar o departamento de contas a pagar na conferência de cheques emitidos.
• Auxiliar o departamento financeiro na checagem das comprovações de pagamentos enviados ao banco.
• Checar e conferir a montagem das pastas de prestação de contas.

Este setor é responsável por:

• Controlar o envio do malote para o cliente;
• Controlar o recebimento do malote do cliente;
• Fazer triagem dos documentos que vierem dentro do malote do cliente;
• Controlar o envio e recebimento do malote bancário.

Este setor é responsável por:

• Ordenar e controlar os documentos do condomínio/associação para assegurar extravios, destruição e facilitar consultas em caixas apropriadas a serem enviadas para o condomínio / associação.

Este setor é responsável por:

• Elaborar o edital de convocação com a pauta das assembleias;
• Acompanhamento e assessoramento nas assembleias;
• Elaborar a minuta de redação das atas;
• Acompanhamento de evolução de contratos – quando para nós enviados;
• Contato direto com o responsável/gerente do condomínio / associação;
• Cadastro de condôminos e respectivas alterações – quando informados;
• Fechamento do rateio mensal e previsões orçamentarias;
• Emissão e envio de boleto de rateio;
• Emissão de certidão negativa de débito;
• Emissão 2ª via boleto de rateio, pessoalmente ou via e-mail;
• Analise de contratos para emissão da liberação de entrada e saída de mudança;
• Controle dos créditos de cotas condominiais e contribuições associativas lançados no extrato bancário para repasse ao departamento financeiro;
• Organização dos documentos de receitas e despesas para montagem das pastas de demonstrativo mensal feito com espelho no extrato bancário.

Este setor é responsável por:

• Suporte de atendimento verbal ao cliente;
• Comunicados, circulares e notificações de violações às normas do condomínio / associação, conforme estabelecido no Estatuto, Convenção, Regimento Interno e nas decisões de assembleias;
• Orientar e assessorar os problemas que ocorrem entre o condomínio / associação e os condôminos/associados.